Allgemeine Geschäfts­bedingungen
REALIZE GmbH - Agentur für Event Marketing

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der REALIZE GmbH (im Folgenden „REALIZE“) und ihren Kunden über die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen sowie allen hiermit zusammenhängenden Leistungen.

(2) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn REALIZE ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zustimmt.

(3) Diese AGB gelten auch für künftige gleichartige Geschäfte mit demselben Kunden, ohne dass erneut auf sie hingewiesen werden muss.

(4) Die Angebote und Leistungen von REALIZE richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB.

§ 2 Vertragsgegenstand und Vertragsschluss

(1) Gegenstand des Vertrages ist die im jeweils letzten Angebot von REALIZE beschriebene Leistung, das jeweils vom Kunden in Textform angenommen wurde. Nachträgliche Nebenabreden, Änderungen oder Ergänzungen, die mündlich vom Kunden erteilt werden, werden Vertragsinhalt, sobald sie in Textform (z. B. E‑Mail) durch REALIZE angenommen oder bestätigt wurden.

In der Regel umfasst diese Leistung die Konzeption, Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen (Events).

(2) REALIZE ist berechtigt, zur Leistungserbringung Unterauftragnehmer einzusetzen und gegenüber den Dritten als Generalunternehmer aufzutreten. Sofern nicht anders schriftlich vereinbart, schließt REALIZE die zur Durchführung erforderlichen Einzelverträge im eigenen Namen und auf eigene Rechnung.

(3) Die Kommunikation mit Dritten erfolgt grundsätzlich nur über REALIZE. Direkte Vereinbarungen zwischen dem Kunden und von REALIZE beauftragten Dritten sind ausgeschlossen und REALZE gegenüber nicht wirksam. Unberührt bleibt das Recht des Kunden, in dringenden Fällen zur Schadensabwehr direkt Kontakt aufzunehmen.

(4) Angebote von REALIZE sind – auch bei Vorlage von Konzepten/Planungen – freibleibend. Ein Vertrag kommt erst durch schriftliche oder in Textform erklärte Annahme (z. B. E‑Mail) durch REALIZE zustande.

(5) Zusatzleistungen und Mehrarbeiten, die nicht vom Angebot umfasst sind, sondern ergänzend vereinbart wurden, siehe § 4 (2), werden gesondert gemäß Leistungsnachweis zu den lt. Angebot vereinbarten Stundensätzen vergütet. Bei Produktionen und Bauelementen verbleibt das Eigentum bei REALIZE; eine Überlassung erfolgt lediglich zur Nutzung (Miete).

§ 3 Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Alle Preise verstehen sich in Euro zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer sowie etwaiger öffentlicher Abgaben und Gebühren, sofern nicht ausdrücklich anders ausgewiesen.

(2) Die Vergütung für die Agenturleistung wird wie folgt fällig:

50 % der zuletzt vereinbarten Detailkosten gemäß letztaktuellem Angebot bei Auftragserteilung

40 % der zuletzt vereinbarten Detailkosten gemäß letztaktuellem Angebot 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn

10 % der zuletzt vereinbarten Detailkosten gemäß letztaktuellem Angebot nach Durchführung der Veranstaltung

Die Rechnungen sind jeweils innerhalb von 10 Kalendertagen nach Zugang ohne Abzug zur Zahlung fällig.

(3) Spesen, Reise- und Nebenkosten (z. B. Kommunikations- und Büropauschalen) werden gemäß Angebot gesondert berechnet; sie können pauschaliert abgerechnet werden. Original- oder Nachweisbelege werden auf Wunsch bereitgestellt, soweit sie REALIZE selbst vorliegen.

(4) Alle gelieferten Waren bleiben bis zur vollständigen Bezahlung aller gegenwärtigen Forderungen aus der Geschäftsbeziehung im Eigentum von REALIZE (erweiterter Eigentumsvorbehalt).

(5) Gerät der Kunde in Zahlungsverzug, ist REALIZE berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§ 288 BGB) sowie Mahnkosten zu berechnen; weitergehende Ansprüche bleiben unberührt.

§ 4 Leistungen, Änderungen, Anpassungen

(1) Der Leistungsumfang ergibt sich gemäß § 2 Ziffer (1) aus dem im Angebot/Konzept beschriebenen und freigegebenen Inhalt inklusive etwaiger Nebenabreden, Änderungen oder Ergänzungen, die von REALIZE in Textform bestätigt wurden.

(2) Nebenabreden oder Änderungen des Leistungsumfangs bedürfen der ausdrücklichen Bestätigung durch REALIZE in Textform.

(3) Abbildungen, Visualisierungen und sonstige Darstellungen dienen der Veranschaulichung und sind unverbindlich, soweit sie nicht ausdrücklich zum Vertragsinhalt gemacht werden.

(4) Änderungen oder Abweichungen von einzelnen Leistungen, die nach Vertragsschluss notwendig werden und den Gesamtcharakter der Veranstaltung nicht wesentlich beeinträchtigen, sind zulässig und vom Kunden hinzunehmen. Gewährleistungsansprüche des Kunden bleiben insoweit für den Fall unberührt, dass die geänderten Leistungen mangelhaft sein sollten.

REALIZE informiert den Kunden unverzüglich über notwendige Leistungsänderungen.

(5) Erhöht sich die Umsatzsteuer im Zielgebiet (Land der Veranstaltung) oder ändern sich Abgaben/Steuern, kann REALIZE die Preise entsprechend anpassen.

(6) Soweit das Agenturhonorar auf einer auf Erfahrungswerten beruhenden Zeitkalkulation und interner Zeiterfassung basiert, kann REALIZE Abweichungen zwischen kalkuliertem und tatsächlichem Aufwand im Rahmen eines Toleranzbereichs von bis zu ±10 % der kalkulierten Stunden/Tagessätze ohne gesonderte Freigabe abrechnen. Übersteigt die Abweichung dieses Toleranzbereichs, wird REALIZE den Kunden vorab in Textform informieren und eine aktualisierte Aufwandsschätzung übermitteln; eine Vergütungsanpassung über den Toleranzbereich hinaus erfolgt nur nach Freigabe durch den Kunden in Textform. Unberührt bleiben gesetzliche Ansprüche von REALIZE.

(7) Die im Angebot ausgewiesenen Preise gelten 4 Monate ab Vertragsschluss. Bei längeren Liefer-/Leistungsfristen ist REALIZE berechtigt, dem Kunden nachgewiesene Erhöhungen von Hersteller-/Lieferantenpreisen oder Lohnkosten zu berechnen. Übersteigt die Erhöhung 5 % des budgetierten Gesamtpreises, kann der Kunde vom Vertrag zurücktreten; REALIZE behält den Anspruch auf Vergütung der bis dahin erbrachten Leistungen einschließlich bereits beauftragter und nicht kostenfrei stornierbarer Drittleistungen.

(8) Verzögert sich die Leistungserbringung aus Gründen, die der Kunde zu vertreten hat oder die nicht auf einer Pflichtverletzung von REALIZE beruhen, kann REALIZE den entstehenden Mehraufwand zu den am Tag der Ausführung geltenden Stunden- oder Tagessätzen berechnen.

(9) Zusatzleistungen oder Mehraufwendungen, die auf unrichtigen Angaben oder nicht rechtzeitigen/fachgerechten Vorleistungen des Kunden oder Dritter beruhen (soweit nicht Erfüllungsgehilfen von REALIZE), werden gesondert berechnet.

(10) Bei Leistungen im Ausland gelten die im Angebot zugrunde gelegten Wechselkurse; Wechselkurs- oder Abgabenänderungen bleiben vorbehalten.

§ 5 Budgetführung und Preisänderungen

(1) REALIZE erstellt in der Konzeptionsphase eine Grobkostenkalkulation als vorläufige Angebotsbasis. Liegt zu Beginn der Realisierung noch keine Gesamtvereinbarung vor, holt REALIZE vor Ausführung die Freigabe für Teilleistungen ein. Die Freigabe des Kunden hierfür hat schriftlich zu erfolgen.

(2) Die vereinbarten Detailkosten lt. Angebot werden fortlaufend gepflegt und dem Kunden durch Angebotsaktualisierungen übermittelt. Widerspricht der Kunde einer Aktualisierung nicht innerhalb von 5 Werktagen nach Zugang, gilt sie als genehmigt, sofern der Kunde bei Zugang ausdrücklich auf die Rechtsfolge des Schweigens hingewiesen wurde.

(3) REALIZE übernimmt die Rechnungsabwicklung für alle über REALIZE beauftragten Drittdienstleister. Ausgenommen sind Übernachtungen und Transfers; diese werden zur Vermeidung der Margenbesteuerung (§ 25 UStG) direkt zwischen Kunde und Anbieter abgerechnet. REALIZE tritt nicht als Reiseveranstalter i.S.d. § 651a BGB auf.

(4) Eine offene Belegabrechnung (Abrechnung auf Nachweis) ist nur möglich, wenn sie vor Projektbestätigung ausdrücklich angekündigt wurde. Aufgrund des Mehraufwands ist REALIZE berechtigt, diesen Aufwand gesondert zu berechnen; der Kunde erhält hierfür ein separates Angebot. Eine Einbeziehung offener Belege in die Abrechnung der Drittdienstleister (Lieferanten von REALIZE) ist ausgeschlossen. In einem fortlaufenden Projekt kann die einmal gewählte Methodik der Belegabrechnung während der Projektlaufzeit nicht geändert werden.

(5) REALIZE führt Preis- und Vertragsverhandlungen im Interesse des Kunden und koordiniert die entsprechenden Vereinbarungen. Direkte Preisabsprachen oder Vertragsverhandlungen zwischen dem Kunden und den von REALIZE beauftragten Dritten sind ausgeschlossen und können für REALIZE nicht bindend vereinbart werden; die Kommunikation erfolgt ausschließlich über REALIZE.

(6) Dem Kunden ist bewusst, dass Änderungen und Umplanungen Zusatzkosten verursachen können. Solche Zusatzkosten werden nach vorheriger Anzeige und Freigabe (in Textform ausreichend) berechnet. In Eilfällen kann REALIZE auch ohne vorherige Freigabe Kosten ersetzen, die für die Durchführung erforderlich und im mutmaßlichen Interesse des Kunden sind (§ 683 BGB, Geschäftsführung ohne Auftrag).

§ 6 Vertragsbeendigung / Stornierung / höhere Gewalt

(1) Der Kunde kann den Vertrag jederzeit ordentlich kündigen (stornieren). REALIZE behält Anspruch auf Vergütung der bis zur Kündigung erbrachten Leistungen einschließlich der für beauftragte Drittleistungen von REALIZE zu bezahlenden Kosten nach Maßgabe der folgenden Regelungen.

(2) Für noch nicht erbrachte Leistungen von REALIZE gelten folgende pauschale Ausfallhonorare, bezogen auf die vereinbarte Vergütung der Detailkosten gemäß letztaktuellem Angebot: bis 6 Monate vor Veranstaltungsbeginn 30 %, bis 3 Monate vorher 60 %, bis 4 Wochen vorher 80 %, ab 4 Wochen vorher 100 %. Die Pauschalen berücksichtigen die gewöhnlich ersparten Aufwendungen und anderweitige Verwendungsmöglichkeiten. Der Kunde kann nachweisen, dass REALIZE höhere Aufwendungen erspart blieben; REALIZE kann umgekehrt geringere ersparte Aufwendungen belegen.

(3) Für von REALIZE im Auftrag des Kunden gebuchte Drittleistungen gelten vorrangig die Stornobedingungen des jeweiligen Drittanbieters, die der Kunde vor Beauftragung des Drittanbieters durch REALIZE auf Nachfrage anfordern kann. Anfallende Stornokosten, Gebühren und nicht erstattungsfähige Anzahlungen werden 1:1 weiterberechnet. REALIZE kann auf Wunsch eine Stornoübersicht erstellen; zusätzlich erhebt REALIZE eine pauschale Bearbeitungsgebühr von 10 % des Nettoauftragswertes der betroffenen Drittleistung. Der Kunde ist berechtigt, nachzuweisen, dass REALIZE geringere Kosten infolge des Stornos der Drittleistung entstanden sind.

(4) Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei nachhaltiger oder schwerwiegender Pflichtverletzung des Kunden (z. B. Zahlungsverzug trotz Mahnung).

(5) Ereignisse höherer Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, Epidemien/Pandemien, behördliche Anordnungen, Krieg, Terror, erhebliche Energie- oder Transportstörungen) befreien die Parteien für die Dauer der Störung und im Umfang ihrer Wirkung von den Leistungspflichten. Bei dauerhafter Unmöglichkeit sind beide Parteien zum Rücktritt berechtigt; REALIZE erhält Ersatz der bis dahin entstandenen Aufwendungen sowie das vertraglich vereinbarte Ausfallhonorar gemäß § 6 (2) und (3) für noch nicht erbrachte Leistungen, einschließlich Zahlungen an bereits beauftragte Dritte.

§ 7 Produktion, Abnahme, Prüfpflicht, Reklamation

(1) Der Kunde prüft bei Übergabe/Abnahme in Anwesenheit von REALIZE oder deren Erfüllungsgehilfen die Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Leistung.

(2) Offene Mängel sind unverzüglich in Textform anzuzeigen; REALIZE ist eine angemessene Frist zur Nacherfüllung einzuräumen.

(3) Nimmt der Kunde Leistungen – auch teilweise – ohne förmliche Abnahme in Gebrauch, gilt die Leistung als abgenommen, sofern nicht binnen angemessener Frist wesentliche Mängel gerügt werden.

(4) Schlägt die Nacherfüllung fehl oder ist sie unmöglich oder für den Kunden unzumutbar aus von REALIZE zu vertretenden Gründen, oder bestehen erhebliche Mängel, ist der Kunde berechtigt, die Vergütung angemessen zu mindern oder – bei wesentlichen Mängeln – vom Vertrag zurückzutreten.

Im Falle des Rücktritts sind die empfangenen Leistungen nach den gesetzlichen Vorschriften zurückzugewähren; bereits erbrachte Teilleistungen von REALIZE sind zu vergüten.

Weitergehende Ansprüche des Kunden, insbesondere auf Schadensersatz oder Ersatz vergeblicher Aufwendungen, bleiben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften unberührt. Der Rücktritt ist ausgeschlossen, soweit der Mangel nur unerheblich ist.

§ 8 Vermietung / Weitervermietung / Mietmaterial

(1) Bei reinen Vermietungen gelten die gesonderten Mietbedingungen von REALIZE.

(2) Eine Weitervermietung oder sonstige Gebrauchsüberlassung von bereitgestelltem Material an Dritte bedarf der vorherigen Zustimmung von REALIZE und ist entsprechend dem vereinbarten Nutzen zu vergüten.

§ 9 Haftung

(1) REALIZE haftet nur für vorsätzliches und grob fahrlässiges Handeln. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet REALIZE nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten); in diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

(2) Die Haftung für mittelbare Schäden, Mangelfolgeschäden und entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen, es sei denn, REALIZE hat vorsätzlich gehandelt.

(3) Unberührt bleiben Ansprüche wegen schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz.

(4) REALIZE haftet nicht für Leistungsstörungen infolge höherer Gewalt, schlechten Wetters oder sonstiger, nicht von REALIZE zu vertretender Umstände; dies gilt auch, wenn diese Umstände bei Vorlieferanten eintreten. Auf § 6 (5) wird verwiesen.

(5) REALIZE haftet nicht für Schäden, die auf Nichtbefolgung von Anweisungen des Kunden beruhen.

(6) Der Kunde haftet für ihm leih- oder mietweise überlassene Gegenstände bis zur Höhe der Wiederherstellungskosten bzw. des Neuanschaffungswertes. Schäden durch Besucher/Gäste, Schwund, Glasbruch sowie Schäden am Gelände, an Räumen oder Leitungen infolge Installationen gehen zu Lasten des Kunden.

(7) Sofern nicht schriftlich anders vereinbart, tritt REALIZE nicht als Veranstalter auf. Der Kunde trägt als Veranstalter die Verantwortung und verpflichtet sich, eine Veranstalterhaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden für den Veranstaltungstag abzuschließen. Der Kunde stellt REALIZE von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus der etwaigen Veranstalterstellung resultieren, soweit gesetzlich zulässig.

§ 10 Versicherungen

Versicherungen werden nur auf ausdrücklichen Wunsch und auf Rechnung des Kunden abgeschlossen. Auf- und Abbau sowie Arbeitsmaterial sind vom Kunden zu versichern. Nach Übergabe sowie während der Veranstaltungsdauer haftet der Kunde für Verlust und Schäden am Material. Es wird der Abschluss einer Veranstalterversicherung empfohlen.

§ 11 Werbung / Referenzen

(1) Der Kunde stimmt zu, dass REALIZE die durchgeführte Veranstaltung zu Eigenwerbezwecken als Referenz nutzt (z. B. Website, Social Media, Präsentationen, Pitches, Awards, Case Studies).

(2) Der Kunde räumt REALIZE ein einfaches, weltweites, zeitlich unbeschränktes und unentgeltliches Nutzungsrecht an seinem Namen/Logo sowie an vom Kunden bereitgestellten Veranstaltungsinhalten (z. B. Fotos, Videos, Zitate, Projektdaten) zur Eigenwerbung ein. Technisch erforderliche Anpassungen sind zulässig; entstellende Veränderungen erfolgen nicht. Unterlizenzierungen an Dienstleister zur technischen Umsetzung sind erlaubt.

(3) Der Kunde gewährleistet, über sämtliche hierfür erforderlichen Rechte und Einwilligungen (z. B. Marken-, Urheber- und Persönlichkeitsrechte; DSGVO‑Einwilligungen) zu verfügen, und stellt REALIZE von entsprechenden Drittansprüchen frei.

(4) Vertrauliche Inhalte sind vorab schriftlich zu kennzeichnen. Der Kunde kann aus berechtigtem Grund die Referenznutzung für die Zukunft einschränken oder widerrufen; REALIZE setzt dies in angemessener Frist um. Gesetzliche Pflichten bleiben unberührt. Der Widerruf der Referenznutzung wirkt ausschließlich für die Zukunft. Bereits veröffentlichte Referenzen (z. B. Printmaterialien, Online-Inhalte, Präsentationen), die vor Zugang des Widerrufs erstellt oder verbreitet wurden, müssen nicht rückwirkend entfernt werden, soweit nicht überwiegende berechtigte Interessen des Kunden entgegenstehen und REALIZE die Einschränkung oder der Widerruf unter Berücksichtigung der beiderseitigen Interessen zumutbar ist. Gesetzliche Löschpflichten bleiben unberührt.

(5) Die Verarbeitung personenbezogener Daten des Kunden erfolgt nur im Rahmen der Rechtsgrundlage des Art. 6 DSGVO.

§ 12 Urheberrechte / Nutzungsrechte

(1) Urheber- und Eigentumsrechte an von REALIZE oder durch REALIZE beauftragte Dritte erstellten Konzepten, Entwürfen, Grafiken, Zeichnungen und sonstigen Unterlagen liegen ausschließlich bei REALIZE.

(2) Eine Nutzung, Umsetzung ohne Mitwirkung von REALIZE sowie die Verbreitung, Zitierung oder Vervielfältigung – auch auszugsweise – zum Zwecke der Weitergabe an Dritte ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung von REALIZE zulässig.

§ 13 Datenschutz

(1) REALIZE verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Bearbeitung von Anfragen und zur Vertragsdurchführung und gibt diese nur weiter, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht. Näheres ergibt sich aus den Datenschutzhinweisen unter www.realize-events.de/datenschutz.

(2) Der Kunde sichert zu, dass die von ihm bereitgestellten Daten, Unterlagen und Informationen frei von Rechten Dritter sind und er zur Übermittlung berechtigt ist.

§ 14 Quellenschutz / Nichtumgehung

Der Kunde verpflichtet sich, während der Zusammenarbeit und für 12 Monate danach keine Geschäfte – auch nicht über vorgeschobene Dritte – mit von REALIZE benannten Kontakten ohne Zustimmung von REALIZE abzuschließen.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Aufrechnungs- und Zurückbehaltungsrechte stehen dem Kunden nur zu, soweit seine Gegenansprüche unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.

(2) Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform; dies gilt auch für die Aufhebung dieser Formanforderung.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Regelung gilt diejenige wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

(4) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN‑Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz von REALIZE